Was muss geregelt sein, wenn Sie als Unternehmer plötzlich ausfallen?

Montag, 7 Uhr. Die Frühschicht steht vor der Halle, der Chef kommt nicht. Frank, 58, alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer seiner GmbH, hatte in der Nacht einen Schlaganfall. Am Freitag sind die Löhne für 24 Mitarbeiter fällig. Niemand darf sie freigeben.

Der Unterschied zwischen beiden ist kein Glück. Er besteht aus ein paar Dokumenten, die Birgit an einem Nachmittag mit Notar und Bank vorbereitet hat.

Was dürfen Angehörige ohne Vollmacht?

Ohne Vollmacht dürfen Angehörige im Unternehmen und bei Ihren Konten nichts. Viele halten das für unwahrscheinlich, aber es ist die Rechtslage. Ehepartner haben lediglich ein Notvertretungsrecht in Gesundheitsfragen.

Dieses Recht umfasst etwa die Einwilligung in Behandlungen und Verträge mit Krankenhäusern. Es endet spätestens sechs Monate nach dem vom Arzt festgestellten Zeitpunkt (§ 1358 BGB). Für alles andere bestellt das Betreuungsgericht einen Betreuer (§ 1814 BGB). Das muss nicht der Partner sein, und bis zur Bestellung kann im Betrieb niemand entscheiden. Auch ein Betreuer ist nicht Geschäftsführer; er kann nur als Gesellschaftervertreter einen neuen Geschäftsführer bestellen. Notfalls bestellt das Registergericht einen Notgeschäftsführer – beides kostet Zeit. Eine wirksame Vollmacht macht die Betreuung in der Regel überflüssig (§ 1814 Abs. 3 BGB).

Welche Vollmachten braucht ein Unternehmer?

Ein Unternehmer braucht Vollmachten für drei Ebenen: den laufenden Betrieb, die Gesellschafterrechte und das Private. Eine einzige Vollmacht deckt das selten sauber ab.

Ebene	Typisches Instrument	Was es kann	Was es nicht kann
Laufender Betrieb	Prokura, eingetragen im Handelsregister	fast alle Geschäfte des Betriebs, auch Löhne und Verträge (§ 49 HGB)	Grundstücke veräußern oder belasten ohne besondere Befugnis; Gesellschafterbeschlüsse
Gesellschafterrechte	Vorsorgevollmacht mit ausdrücklicher Regelung der Gesellschafterrechte	Stimmrecht ausüben, Geschäftsführer bestellen oder abberufen (§ 46 Nr. 5 GmbHG)	wirkt nicht, soweit der Gesellschaftsvertrag die Vertretung ausschließt oder auf bestimmte Personen beschränkt
Privates	Vorsorgevollmacht und Bankvollmachten	Konten, Verträge, Behörden, Gesundheit	Geschäfte der GmbH

Eine Prokura erteilt die GmbH durch ihren Geschäftsführer. Bei der GmbH ist dafür ein Gesellschafterbeschluss vorgesehen (§ 46 Nr. 7 GmbHG). Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden (§ 48 HGB) und ist jederzeit widerruflich (§ 52 HGB). Sie ist deshalb ein Instrument, das Sie in guten Zeiten einrichten und im Ernstfall nur noch nutzen.

Für Anmeldungen zum Handelsregister muss eine Vollmacht öffentlich beglaubigt sein (§ 12 HGB). Für Verfügungen über Geschäftsanteile, Grundbesitz und Registervorgänge verlangen Notar und Register in der Praxis eine beglaubigte oder beurkundete Vollmacht. Eine Vorsorgevollmacht, die auch die Gesellschafterrechte abdeckt, gehört deshalb zum Notar. Mehr zur Frage, ob eine Vorsorgevollmacht auch bei der Bank genügt, lesen Sie in unserem Ratgeber Vorsorgevollmacht und Bankvollmacht.

Warum muss der Gesellschaftsvertrag passen?

Der Gesellschaftsvertrag muss passen, weil er bestimmt, wer Sie in der Gesellschafterversammlung vertreten darf. Für die Stimmabgabe selbst genügt kraft Gesetzes eine Vollmacht in Textform (§ 47 Abs. 3 GmbHG). Der Gesellschaftsvertrag kann die Vertretung aber ausschließen oder auf Mitgesellschafter, Ehepartner oder bestimmte Berufsträger beschränken. Eine Vollmacht für eine andere Person läuft dann ins Leere.

Dasselbe gilt im Todesfall. Nachfolgeklauseln im Gesellschaftsvertrag regeln, wer die Anteile übernehmen darf. Ein Testament, das dem widerspricht, wird im Ernstfall zum Streitfall. Lassen Sie Vollmacht, Gesellschaftsvertrag und Testament deshalb gemeinsam prüfen, von Notar oder Fachanwalt.

Was gehört in den Notfallordner?

In den Notfallordner gehört alles, was eine Vertrauensperson braucht, um in den ersten vier Wochen ohne Sie zu handeln. Er wird schriftlich geführt, an einem bekannten Ort aufbewahrt und jährlich aktualisiert.

Vollmachten und Verfügungen

• Vorsorgevollmacht mit Regelung der Gesellschafterrechte, notariell, Original und Kopie
• Patientenverfügung
• Prokura oder Handlungsvollmacht, mit Handelsregisterauszug
• Bankvollmachten für alle betrieblichen und privaten Konten und Depots, auf den Formularen der jeweiligen Bank
• Liste: Wer hat welche Vollmacht, ab wann, mit welchen Grenzen?

Unternehmen

• Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Geschäftsführervertrag
• Übersicht der Bankverbindungen, Kreditlinien und Ansprechpartner
• Eigene Zugänge für Bevollmächtigte und Prokuristen einrichten (Bankvollmacht mit eigenem Online-Zugang, eigenes ELSTER-Konto mit Vollmacht); im Ordner nur die Übersicht, wo welche Zugänge bestehen
• Liste der wichtigsten Kunden, Lieferanten und laufenden Verträge
• Kontakte von Steuerberatung, Notar, Anwalt und Versicherungsmakler
• Termine, die nicht verstreichen dürfen: Löhne, Steuern, Kreditraten, Fristen aus Ausschreibungen

Privat und Familie

• Testament oder Erbvertrag, Ehevertrag
• Übersicht aller Konten, Depots, Immobilien und Darlehen
• Liste der Versicherungs- und Vorsorgeverträge mit Vertragsnummern
• Laufende private Zahlungen, die weiterlaufen müssen

Wie sichern Sie den Betrieb finanziell ab?

Den Betrieb sichern Sie finanziell ab, indem Sie Einkommen und Fixkosten für einen längeren Ausfall abdecken. Vollmachten sorgen dafür, dass jemand handeln darf. Absicherung sorgt dafür, dass genug Geld da ist, während Sie fehlen.

Rechnen Sie zuerst, was ein Ausfall von sechs Monaten kosten würde: Ihr eigenes Einkommen, die Fixkosten des Betriebs und mögliche Umsatzeinbußen. Halten Sie diese Zahl neben Ihre Verträge zur Berufsunfähigkeit, Krankentagegeld und Betriebsunterbrechung. Oft zeigt sich erst dabei, dass Leistungen an Bedingungen geknüpft sind, die im Ernstfall nicht passen, etwa Wartezeiten oder enge Definitionen der Tätigkeit. Lassen Sie diese Verträge unabhängig prüfen, um Leistungslücken zu erkennen und zu schließen.

Für den Todesfall braucht es eine Risikoabsicherung, die Kredite, Erbschaftsteuer und Abfindungen an Mitgesellschafter abdeckt. Wie das mit der Nachfolge zusammenspielt, zeigt unser Leitfaden Vermögensnachfolge.

Woran Sie erkennen, dass Sie handeln sollten

• Niemand außer Ihnen könnte morgen Löhne freigeben oder Verträge unterschreiben.
• Sie gehen davon aus, dass Ihr Ehepartner Sie im Notfall automatisch vertreten darf.
• Ihre Vorsorgevollmacht erwähnt das Unternehmen und Ihre Gesellschafterrechte nicht.
• Sie haben nie geprüft, wen Ihr Gesellschaftsvertrag als Vertreter zulässt.
• Zugänge zu Banken und Systemen kennen nur Sie.
• Ihre Absicherungsverträge wurden seit Jahren nicht daraufhin geprüft, ob sie Einkommen und Fixkosten bei einem langen Ausfall decken.

Was Sie selbst tun können

• Beantworten Sie schriftlich die Frage: Wer unterschreibt morgen, wenn ich ausfalle?
• Bestimmen Sie eine Vertrauensperson im Betrieb und prüfen Sie mit Notar oder Anwalt, ob eine Prokura sinnvoll ist.
• Legen Sie Vorsorgevollmacht und Gesellschaftsvertrag nebeneinander und markieren Sie Widersprüche.
• Unterschreiben Sie die Kontovollmachten Ihrer Banken für private und betriebliche Konten.
• Beginnen Sie den Notfallordner mit der Checkliste oben, eine Stunde reicht für den Anfang.
• Sagen Sie mindestens zwei Personen, wo der Ordner liegt.

Wann sich eine unabhängige Überprüfung lohnt

Eine bank- und produktunabhängige Überprüfung lohnt sich besonders, wenn Sie allein entscheiden, mehrere Gesellschafter haben oder Ihr Vermögen größtenteils am Betrieb hängt. Ein Notfallplan berührt Recht, Steuern, Bankpraxis und Absicherung zugleich. Jede Fachrichtung sieht davon nur einen Ausschnitt.

Wir sind an keine Bank, keinen Versicherer und keinen Produktgeber gebunden. Wir betrachten Betrieb und Privates gemeinsam und zeigen, wo Vollmachten, Verträge und Absicherung im Ernstfall Lücken lassen könnten. Dazu gehört die Prüfung Ihrer Vorsorge- und Absicherungsverträge auf Leistungslücken. Am Anfang steht keine Produktempfehlung, sondern eine Bestandsaufnahme. Die rechtliche Prüfung und Umsetzung übernimmt Ihr Notar oder Fachanwalt.